نرم افزار بایگان مانند سایر محصولات شرکت مهندسی کاراپرداز، با معیار قراردادن سادگی و کارایی، کلیه نیازها جهت اتوماسیون فرایندهای کنترل و نظارت بر امور یک دبیرخانه را به خوبی برآورده می نماید.
بعضی از قابلیتهای نرم افزار بایگان به شرح زیر می باشد :

• امکان ثبت اطلاعات نامه های وارده از قبیل فرستنده، گیرنده، موضوع، شرح، شماره ثبت در دفتر، تاریخ ثبت در دفتر و ...
• امکان ثبت اطلاعات نامه های صادره
• امکان دسته بندی نامه های وارده و صادره برحسب ارجحیت و طبقه بندی
• امکان ثبت کلیه پیروهای یک نامه به همراه شرح و تاریخ
• امکان ثبت کلیه بازگشتهای یک نامه به همراه شرح و تاریخ
• امکان جستجوی نامه ها براساس کلیه اطلاعات وارد شده بصورت ترکیبی
• امکان ثبت تصویر اسکن شده نامه
• امکان اسکن مستقیم نامه توسط نرم افزار
• امکان ثبت ارجاع کنندگان یک نامه به همراه شرح و تاریخ ارجاع
• امکان ثبت کلیه امضاء کنندگان یک نامه به همراه شرح و تاریخ امضاء
• ثبت خودکار فرستندگان و گیرندگان برای استفاده های آینده
• ثبت اطلاعات مربوط به اقدامگران
• مدیریت دسترسی بایگانها
• کنترل وضعیت عملکرد بایگانها به همراه تاریخ و ساعت، نامه تغییر یافته و نوع تغییر انجام شده
• امکان ابطال نامه های حذف شده توسط بایگانها توسط مدیر سیستم
• امکان امحاء نامه های قدیمی بصورت ترکیبی
• امکان نگهداری پرونده مربوط به هر نامه (پرونده های Microsoft Word, Microsoft Excel, Text Files, PDF Files , ...)
• امکان ویرایش پرونده های Micosoft Word از داخل نرم افزار
• امکان چاپ نامه ها بصورت تک و فهرستی
• امکان چاپ نتایج جستجوی نامه ها
• امکان چاپ گزارش عملکرد بایگانها
• امکان ثبت اطلاعات پروژه برای هر نامه جهت دسته بندی نامه ها
• امکان تعریف قالب برای شماره نامه و کنترل قالب هنگام ورود شماره نامه
• و ...

نرم افزار بایگان جهت استفاده از در دبیرخانه های مختلف با حجم کاری و کاربری های مختلف در 3 نگارش ارائه می شود.

نگارشهای نرم افزار بایگان

• نگارش استاندارد: این نگارش از نرم افزار بصورت تک کاربره و قابل نصب روی یک دستگاه رایانه می باشد. این نگارش به همراه قفل سخت افزاری ارائه می شود.
• نگارش نمایشگر: این نگارش جهت مشاهده اطلاعات وارد شده توسط کاربران سیستم در اختیار مدیر سیستم قرار داده می شود. با استفاده از نگارش نمایشگر، مدیر سیستم از طریق شبکه، قادر به مشاهده عملکرد بایگانها می باشد.
• نگارش شبکه : نرم افزار بایگان با استفاده از معماری خدمت گیرنده / خدمت دهنده (Client/Server) به کاربران امکان اجرای عملیات مدیریت دبیرخانه تحت شبکه و بصورت همزمان را می دهد. با استفاده از این نگارش کاربران بطور همزمان و از مکانهای مختلف امکان درج و بایگانی اطلاعات و نامه ها را خواهند داشت.