نرم افزار جامع مدیریت نامه ها و اسناد

امکان مدیریت نامه ها و اسناد وارده و صادره

آرشیو نامه ها و اسناد - بایگان

 

یکی از امور بسیار مهم در شرکت ها، سازمان ها و ادارات آرشیو و نگهداری نامه های وارده و صادره و همچنین اسناد و مدارک می باشد. با توجه به پیشرفت تکنولوژی، ذخیره سازی این موارد در قالب فایل میسر گردیده و این امر مراحل بعدی همچون جستجو و پایش اطلاعات را بسیار ساده تر از گذشته می نماید. نرم افزار بایگان محصول شرکت مهندسی کاراپرداز راهکاری مطمئن جهت آرشیو و مدیریت نامه ها و اسناد را ارائه می دهد. در این نرم افزار می توان انواع اسناد را در فرمت های گوناگون و به همراه افزونه های متنوع ذخیره و نگهداری نمود.

امکانات نرم افزار بایگان

بخشهای مختلف نرم افزار بایگان جهت آرشیو و نگهداری انواع اسناد به شرح زیر می باشد.

ثبت در قالب پرونده

نامه های وارده و صادره امکان ثبت در قالب پرونده (فایل های نرم افزار مایکروسافت آفیس) را دارند. بدین ترتیب امکان چاپ نامه های صادره در سربرگ های از پیش تعریف شده در نرم افزار نیز وجود خواهد داشت.

نامه های صادره

در این بخش می توان نامه های صادر شده از بخش های مختلف مجموعه به شرکت ها، سازمان ها و مقاصد گوناگون را به همراه تمامی اطلاعات ثبت و مدیریت نمود. امکان جستجوی سریع و جستجوی پیشرفته بر روی نامه ها وجود دارد.

نامه های وارده

در این بخش می توان نامه های ارسال شده برای مجموعه را ثبت و مدیریت نمود. فهرست نامه ها، جستجوی سریع، جستجوی پیشرفته و مشاهده و ویرایش نامه ها از امکانات این بخش می باشند.

ثبت پیرو و بازگشت

امکان ثبت پیرو و بازگشت برای نامه ها، پیگیری آنها را بسیار ساده تر و دقیق تر خواهد نمود. بدین ترتیب در بخش مربوط به اطلاعات هر نامه امکان مشاهده ی نامه های پیرو و بازگشت آن نیز وجود خواهد داشت.

افزودن انواع فایل

در نرم افزار بایگان امکان افزودن انواع فایل به نامه در قالب هر فرمتی وجود دارد. انواع فایل های متنی، پی دی اف، صوتی و تصویری و حتی فایل های اجرایی امکان افزوده شدن به نامه را دارند.

اسکن تصاویر

در نرم افزار بایگان امکان ثبت تصاویر نامه ها از طریق فایل و همچنین از طریق ارتباط مستقیم با اسکنر وجود دارد. این تصاویر هم می توانند در قالب فایل و هم در پایگاه داده ثبت و نگهداری شوند.

مدیریت بایگان ها

در نرم افزار بایگان می توانید کاربران مختلف با دسترسی های مختلف برای دبیرخانه ها تعریف نمایید. بدین ترتیب امکان کنترل دسترسی و همچنین پیگیری عملکرد بایگان ها وجود خواهد داشت.

مدیریت اقدام ها

از بخش های بسیار کاربردی نرم افزار بایگان ثبت الویت برای اقدام در مورد نامه ها می باشد. با ثبت این الویت ها نرم افزار در مورد دیرکردها هشدار اعلام خواهد نمود.

کلمات کلیدی

جهت جستجو در متن نامه ها و پیگیری موضوعات مختلف، می توان با ثبت کلمات کلیدی در هر نامه، این امر را میسر نمود. دقت در ثبت کلمات کلیدی درست، جستجوی ساده تر را به همراه خواهد داشت.
Slider
 

با پیشرفت سریع دنیا در زمینه مبادله اطلاعات و اطلاع رسانی به مشتریان و بالا رفتن سطح کیفی و رقابتی در زمینه های مختلف، استفاده از نرم افزار در زمینه های آموزشی نیز در حال تبدیل شدن به یک اصل می باشد. امروزه آموزشگاهها، موسسه ها و مدارس بدون استفاده از سیستمهای نرم افزاری، قابلیتهای مختلف پاسخگویی به دانش آموزان و اولیای آنها و بررسیهای مختلف آماری از عملکرد آموزشی و پرورشی دانش آموزان را نخواهند داشت. در این بین سرآمد، با قابلیتهای منحصر به فرد، ساده، کامل و جامع خود یک راه حل مناسب برای مدیریت بخشهای مختلف مراکز آموزشی می باشد. از مرحله ورود یک دانش آموز به یک مرکز آموزشی، ورود اطلاعات اولیه، ثبت نام دانش آموز، مراحل مختلف برگزاری آزمونها از قبیل تولید دفترچه سوالها، تولید پاسخ برگ، تصحیح پاسخ برگها،ثبت نمرات، صدور کارنامه و گزارشهای مدیریتی، صدور دفترچه پاسخ، ثبت فعالیتهای کلاسی و موارد انضباطی، اطلاع رسانی از طریق شبکه و در نهایت بایگانی اطلاعات دانش آموز، توسط سرآمد مدیریت و نگهداری خواهد شد. با استفاده از سرآمد، فعالیتهای موسسه آموزشی شما با بیشترین دقت، بالاترین سرعت و مبتنی بر پیشرفته ترین فناوریها در زمینه اطلاعات و ارتباطات انجام خواهد شد.

 
  • طراحی و تولید آزمون
  • تولید و تصحیح خودکار پاسخنامه
  • صدور گزارشها و نمودارهای متنوع و منعطف
  • مدیریت اطلاعات آموزشی و پرورشی دانش آموزان
  • کنترل امور مالی و حسابداری آموزشگاه
  • اطلاع رسانی به اولیاء و دانش آموزان از طریق سایت
 

طراحی گزارشهای قابل تولید توسط نرم افزار سرآمد، به گونه‏ای است که کاربر به راحتی و برحسب نیاز خود، قادر خواهد بود کلیه اقلام موجود در هر گزارش را انتخاب و موقعیت آن را تعیین نماید. به عنوان نمونه گزارش کارنامه را تصور نمایید. در گزارش کارنامه شما ستونهای مختلفی را در اختیار دارید از قبیل : ردیف، نام درس، ضریب درس، نمره پایانی، نمره مستمر، نمره نهایی، سطح نمره، میانگین کلاس، میانگین پایه، رتبه کلاس، رتبه پایه، بالاترین نمره، پایین ترین نمره، میانگین n نفر اول، نمره رتبه اول، دوم، سوم و ... . کاربران در این سیستم قادر به تعیین قابل رویت بودن یا نبودن یک ستون، تعیین موقعیت یک ستون نسبت به ستونهای دیگر (به عنوان مثال کاربر تمایل دارد ستون میانگین قبل از ستون رتبه قرار گیرد) ، رنگ آمیزی هر ستون به طور مجزا و تغییر قلم هریک از ستونها می باشند. سربرگ کلیه گزارشها نیز توسط کاربر قابل تعریف می باشد. این تعریف شامل قلم عناصر، قابل رویت بودن یا نبودن بعضی از عناصر و تعیین نوع رسم حاشیه (مستطیل یا گوشه گرد) و ... می باشد. با استفاده از این قابلیتها، شما بصورت نامحدود قادر به تولید انواع مختلف کارنامه با جلوه و اندازه های مختلف و با اقلام مورد نظر خود در هریک خواهید بود. برخی از گزارشهای موجود در نرم افزار سرآمد عبارتند از:

  • کارنامه
  • کارنامه پیشرفت
  • لیست مادر کلیه دروس
  • لیست مادر تکدرس
  • نفرات برتر و نفرات آخر
  • آمار پاسخگویی به سوالات
  • کارت ورود به جلسه
  • کارت دانش آموزی
  • شماره صندلی
  • برچسب آدرس
  • لیست کلاسی
  • رمز دسترسی دانش آموزان به شبکه
همچنین انواع گزارشهای حسابداری نیز در سیستم تولید می شود که به تفصیل در بخش حسابداری توضیح داده شده است. و نمونه ای از نمودارها عبارتند از:
  • مقایسه دروس مختلف یک آزمون مقایسه یک درس در آزمونهای مختلف
  • مقایسه کلاسها، پایه ها و ... با یکدیگر
  • مقایسه معدل دانش آموز در آزمونهای مختلف (نمودار پیشرفت دانش آموز)
  • و دهها نمودار و گزارش کارا و مفید دیگر .
لازم به ذکر است نرم افزار “طراح گزارش“ که یکی از نرم افزارهای منحصر بفرد تولیدی شرکت مهندسی کاراپرداز می باشد به همراه نرم افزار سرآمد در اختیار شما قرار داده خواهد شد. با استفاده از این نرم افزار برای گزارشهایی مانند کارت ورود به جلسه، کارت دانش آموزی، برچسب صندلی و ... محیطی جهت طراحی و اعمال تغییرات مورد نظر شما در گزارش خروجی در اختیار شما قرار داده خواهد شد که با استفاده از ابزار موجود در این نرم افزار شامل متن، تصویر، شکل و ... شما قادر به تولید انواع مختلفی از گزارشهای مورد نظر خود خواهید بود.
 
نرم افزار سرآمد دارای سیستم حسابداری کامل دوبل می باشد. در واقع قسمت حسابداری سرآمد به تنهایی یک نرم افزار جامع حسابداری محسوب می شود. بنابراین کلیه امور مالی مدرسه قابل ثبت، پیگیری و گزارش گیری است. ثبت و پیگیری کلیه اطلاعات مالی کارکنان، مدیران، معلمان، دانش آموزان و سایر افراد، شرکتها و فروشگاههای طرف مدرسه از قابلیتهای بخش حسابداری نرم افزار سرآمد می باشد.
 
امکانات این سیستم حسابداری عبارتند از:
  • تعریف طرف حساب و ماهیت (حساب دانش آموز، کارمند، دبیر ....)
  • ثبت اسناد روزانه
  • کنترل چکها و اسناد دریافتی و پرداختی
  • کنترل بانک و حسابهای جاری
  • کنترل واریزهای انجام شده به حسابهای جاری و فیشهای دریافتی
  • امکان واگذاری اسناد دریافتی امکان ثبت وضعیت چک (در جریان وصول- وصول شده- برگشتی)
گزارشات
کلیه اطلاعات حسابداری ثبت شده در سیستم قابل گزارشگیری می باشد. کلیه این گزارشات با امکان انتخاب آیتمها توسط کاربر و در بازه های زمانی دلخواه به همراه سایر تنظیمات می باشد.
به طور کلی گزارشات قابل مشاهده در سیستم عبارتند از:
  • صورتحساب مالی یک طرف حساب به عنوان مثال وضعیت حساب دانش آموزان، میزان بدهکاری مدرسه به یک کارمند یا دبیر، پرداختهای نقدی یک دانش آموز، پرداختهای چکی و ...
  • عملکرد چکی با یک طرف حساب کلیه گردشهای مالی که به وسیله چک انجام شده است مانند دریافت چک از دانش آموزان یا خرید لوازم به صورت قسطی قابل مشاهده است.
  • مانده حساب بانکها برای یک یا چند بانک می توان آخرین وضعیت موجودی را با توجه به چکهای دریافتی و پرداختی مشاهده کرد.
  • اسناد بانکها کلیه مبادلات بین بانکها به تفکیک نوع و وضعیت اسناد مبادله شده (چک، فیش یا حواله، برگشتی، در حال وصول یا وصول شده، از نوع بدهکار، بستانکار یا همه) در بازه های زمانی مشخص شده قابل مشاهده و گزارشگیری است.
  • دفترچک فهرست کامل چکهایی که دریافت شده به همراه وضعیت هر چک (در حال وصول، وصول شده یا برگشتی) به همراه سایر مشخصات مانند مبلغ چک، سررسید و ... به تفکیک بازه های زمانی در قسمت دفتر چک قابل مشاهده است.
  • مانده حساب مانده حساب هر طرف حساب به همراه نوع آن حساب (بدهکار، بستانکار) تعیین می شود.
  • دفتر روزنامه / معین / کل اطلاعات کامل دفاتر روزنامه، معین و کل در سیستم حسابداری سرآمد ثبت می شود. دفتر روزنامه خود به دو صورت خلاصه و استاندارد قابل نگهداری است.
 
بایگانی سوالات و دسترسی به آرشیو سوالات همواره یکی از معضلات مدراس و آموزشگاهها در مدیریت اطلاعات مربوط به سوالات جهت برگزاری آزمونها بوده است. بخش بانک سوال نرم افزار سرآمد، با امکانات ویژه و منحصر به فرد خود این امکان را در اختیار کاربران قرار می دهد، تا مدیریت آرشیو سوالات خود را به راحتی انجام دهند. بانک سوال نرم افزار سرآمد ، با قابلیت دسته بندی، طبقه بندی، موضوع بندی و منبع بندی سوالات و امکان ارجاع بیش از یک منبع و بیش از یک موضوع به هر سوال امکان دسترسی سریع و تجزیه شده براساس نیازمندیهای شما به مجموعه سوالات مدرسه یا آموزشگاه را فراهم می نماید.
با توجه به این که ویرایشگر بانک سوال نرم افزار سرآمد ویرایشگر حرفه ای و در عین حال کامل و کاربرپسند Microsoft Word می باشد، نگرانی های آتی در مورد ناسازگاری سوالات وارد شده با ویرایشگرهای استاندارد و غیر قابل حمل بودن این اطلاعات از بین می رود. این مشکل با امکان صدور سوالات به صورت پرونده های doc. و سازگاری ویرایشگر بانک سوال نرم افزار سرآمد با آخرین نگارش نرم افزار Microsoft Word برطرف شده است. بانک سوال نرم افزار سرآمد با تنظیمات پیشرفته شما را از کارکردن با Word بی نیاز نموده و کلیه تنظیمات مورد نیاز جهت صفحه بندی و صفحه آرایی دفترچه سوالات از داخل نرم افزار و بدون نیاز به آشنایی با نرم افزار Word قابل مدیریت می باشد.
همچنین ذخیره آزمون ساخته شده در قالب پرونده Word با درنظر گرفتن کلیه تنظیمات انجام گرفته، دسترسی به آزمون توسط سایر بخشهایی از مدرسه و موسسه که امکان استفاده از نرم افزار سرآمد را ندارند تسهیل می نماید. این قابلیت در مواقع عدم دسترسی به چاپگر و یا نیاز به ویرایش سوالات توسط دبیر مربوطه ، کاربرد دارد.
 
همواره برگزاری آزمونهای تستی و تصحیح دستی آنها یکی از معشکلات مدارس، موسسات و آموزشگاهها بوده است. تصحیح این آزمونها هنگامیکه تعداد شرکت کنندگان در آزمون و تعداد سوالات آزمون زیاد می شود، فرایندی زمان بر و با احتمال اشتباه فراوان می باشد که متعاقبا نتایج بدست آمده نیز ملاک مناسبی برای مقایسه شرکت کنندگان در آزمون و اظهار نظر در مورد وضعیت آنها نیست.
بخش تصحیح کننده خودکار نرم افزار سرآمد، امکان تصحیح پاسخ برگهای آزمونهای تستی توسط دستگاههای اسکنر را در اختیار کاربران نرم افزار قرار می دهد. با استفاده از این قابلیت پاسخ برگهای تولید شده توسط نرم افزار در اختیار داوطلبان و دانش آموزان قرار داده شده و پس از برگزاری آزمون با اسکن کردن آنها توسط نرم افزار سرآمد و انجام محاسبات نتیجه آزمون به همراه وضعیت پاسخگویی به هر سوال برای هر دانش آموز ثبت شده و مانند آزمونهای تشریحی قابل گزارش گیریهای متنوع می باشد. ضمنا کلیه عملیات مورد نیاز جهت مدیریت آزمون از قبیل ثبت کلید آزمون، اعمال تغییرات مانند حذف سوال یا تغییر گزینه صحیح بعد از برگزاری آزمون نیز در اختیار کاربران قرار داده شده است.
تصحیح بوسیله اسکنر نسبت به دستگاههای مارک خوان به علت بالاتر بودن دقت اسکن دقیق تر بوده و نتایج بدست آمده دارای خطای بسیار کمی می باشد. ضمنا به علت استفاده از فناوری پردازش تصویر جهت تصحیح پاسخ برگها، در استفاده از خودکار و مدادهای رنگی نیز برای دانش آموزان و داوطلبان نیز منعی وجود ندارد و گزینه هایی که توسط دانش آموز پرشده اند از گزینه هایی که کثیف پاک شده و یا به دلیلی کثیف شده اند تشخیص داده خواهد شد.
سرعت تصحیح پاسخ برگها در این بخش از نرم افزار به سرعت اسکنر مورد استفاده وابسته است. اسکنرهای دارای فید (Feeder) که امکان کشیدن خودکار دسته ای کاغذ برای آنها وجود دارد برای بخش تصحیح کننده نرم افزار سرآمد پیشنهاد می شود ولی محدودیتی در استفاده از اسکنرهای تخت (Flat) وجود ندارد.
 

یکی از نیازهای مدراس و موسسات آموزشی در راستای اطلاع رسانی به دانش آموزان و اولیا، ارائه اطلاعات آموزشی و پروشی دانش آموزان بطور متناوب و روزانه به اولیا می باشد. با توجه به مشغله های اولیا برای حضور روزانه در مدرسه و اطلاع از وضعیت فرزند خود و همچنین حجم بالای کاری مدارس امکان ملاقاتهای حضوری روزانه اولیا و معلمان با یکدیگر را بسیار کم نموده و این ملاقاتها محدود به جلسات زمان بندی شده مدارس می شود که در این جلسات نیز امکان ارائه اطلاعات تک تک دانش آموزان به والدین آنها امکان پذیر نیست.
بخش ارتباط از راه دور نرم افزار سرآمد، با امکان ارائه اطلاعات آموزشی و پرورشی دانش آموزان در طی ترم تحصیلی از طریق شبکه های کامپیوتری به اولیا، باعت آگاهی دائمی اولیا از وضعیت تحصیلی فرزند خود و در ارتباط بودن همیشگی آنها با کادر مدرسه خواهد بود.
این بخش از نرم افزار به دو صورت قابل اجرا و ارائه می باشد :

  • وب سایت اینترنتی
  • اینترانت (شبکه داخلی)

در پیاده سازی بصورت وب سایت اینترنتی ، اولیا و دانش آموزان، پس از ورود به وب سایت اینترنتی مدرسه و اعتبار سنجی به اطلاعات تحصیلی دانش آموز خود در ترم جاری سال تحصیلی دسترسی خواهند داشت.
در پیاده سازی بصورت اینترانت (شبکه داخلی) ، یک دستگاه کامپیوتر متصل به خط تلفن در مدرسه نقش میزبان وب را بازی کرده و اولیا و دانش آموزان برای دسترسی به اطلاعات با اتصال به شبکه مدرسه، امکان مشاهده اطلاعات تحصیلی را خواهند داشت. عدم نیاز به بروز رسانی اطلاعات توسط اپراتور، عدم نیاز به هزینه جهت ارسال اطلاعات ( هزینه تلفن و اینترنت) ، محدودیت دانش آموز در دسترسی به سایر سایتهای اینترنتی غیرمجاز از مزایای استفاده از این سیستم بصورت اینترانت می باشد.
مدارس و موسساتی که تمایل به ارائه اطلاعات خود از طریق وب سایت اینترنتی دارند می توانند از نرم افزار سایت ساز کارا ، ویژه ایجاد و مدیریت وب سایتهای اینترنتی ویژه مدارس استفاده نمایند. این نرم افزار امکان تولید، مدیریت و اعمال تغییرات در وب سایت را به راحتی یک واژه پرداز در اختیار شما قرار داده و شما را از آشنایی و کار با نرم افزارهای طراحی صفحات وب مانند Frontpage, Dreamweaver و ... بی نیاز خواهد ساخت.

 
یکی از نیازهای مدارس و موسسات آموزشی، ثبت وضعیت فعالیتهای کلاسی و انضباطی دانش آموزان و در گام بعدی، گزارش گیری از این اطلاعات جهت تعیین وضعیت دانش آموزان، کلاسها و مدرسه در این فعالیتها می باشد.
بدلیل حجم بالای این اطلاعات، ثبت و آمارگیری دستی از این اطلاعات بسیار پیچیده و مستلزم صرف زمان بسیار زیاد می باشد.
بخش دفترداری نرم افزار سرآمد، با امکان ثبت کلیه فعالیتهای کلاسی، حضور و غیاب، نمرات کلاسی، موارد انضباطی دانش آموزان و تولید گزارشهای متنوع و ترکیبی، تولید این گزارشهای آماری را در مدت زمان کوتاهی ممکن ساخته و با تولید کارنامه های کلاسی، درسی و دانش آموزی برای فعالیتهای کلاسی امکان بررسی وضعیت فعالیتهای کلاسی و انضباطی را به سادگی در اختیار معلمین، مشاورین، مدیران، دانش آموزان و اولیای آنها قرار می دهد.
 
اطلاع رساني به اولياء نسبت به وضعيت دانش آموز در مدرسه، موسسه يا آموزشگاه از مطالبات جدي والدين مي باشد و از مسائلي است كه مديران تمام تلاش خود را براي اجراي بهتر و دقيقتر آن به كار مي بندند. بخصوص با توجه به مشغله والدين و تمايل آنها به اطلاع داشتن از آخرين وضعيت تحصيلي ، آموزشي و انضباطي دانش آموز اين نياز روز به روز بيشتر مي شود.
با توجه به اينكه پيام كوتاه (SMS) سريعترين، مطمئن ترين و دردسترس ترين روش براي اطلاع رساني به اوليا مي باشد، با استفاده از اين ابزار مي توان تعامل دائمي بين مدرسه و اولياء برقرار نمود و والدين نيز اطمينان بيشتري از وضعيت فرزند خود در محيط آموزشي خواهند داشت. در نرم افزار سرآمد گزارشهاي مختلفي كه مورد نياز اولياء مي باشد قابل ارسال از طريق SMS مي باشد.
اين گزارشات شامل كارنامه، موارد انضباطي، فعاليتهاي كلاسي و وضيت حضور يا عدم حضور دانش آموز در مدرسه مي باشد. از طرفي با اتصال اين نرم افزار به دستگاه حضور و غياب مي توان ورود، خروج، تاخير، تعجيل يا غيبت دانش آموز را بلافاصله پس از ثبت تردد وي به تلفن همراه پدر يا مادر ارسال نمود. شيوه ارسال پيامك در نرم افزار سرآمد نيز به دو صورت مي باشد.
يك روش استفاده از مودم هاي جي اس ام (GSM Modem) و روش ديگر استفاده از پنل هاي اينترنتي و شماره هاي ويژه مانند 3000795795513 ميباشد. براي كسب اطلاعات بيشتر در مورد تفاوتهاي اين دو روش و ساير قابليتهاي موجود در نرم افزار ارسال اس ام اس به بخش ويژه نرم افزار ساپك يا وب سايت اختصاصي اين محصول به آدرس http://www.sapek.ir مراجعه فرماييد.
© 2019 KARAPARDAZ. All Rights Reserved. Powered by SiteSaz