مدیریت مشتریان - کارسام

در شركتهایی كه محصولات و خدمات به گونه ای است نیاز به ارائه خدمات پشتیبانی یا گارانتی محصولات دارند، این بخش از نرم افزار كارسام كاربرد خواهد داشت.

در این بخش امكان ثبت اطلاعات مربوط به دستگاه یا محصول ارائه شده جهت ارائه خدمات گارانتی مانند سریال دستگاه، فرد تحویل دهنده، مشخصات ظاهری، اشكال گزارش شده توسط مشتری و نتیجه بررسی كارشناسان وجود دارد و كاربر قادر خواهد بود برگه مربوط به دریافت محصول (رسید كالا) و برگه ارجاع به واحد پشتیبانی را صادر نموده و در اختیار بخشهای مربوطه و مشتری قرار دهد.

اطلاع از وضعیت خدمات پشتیبانی و خدمات پس ار فروش ارائه شده به هر مشتری و آخرین وضعیت محصول دریافت شده جهت خدمات گارانتی توسط كلیه كاربران جهت ارائه خدمات بهتر و سریعتر از ویژگیهای دیگر این بخش می باشد.

ایمیل یكی از بهترین، كم هزینه ترین و پركاربرد ترین ابزارهای تبلیغاتی و اطلاع رسانی می باشد. مدیران معمولا هر روز ایمیلهای خود را چك می كنند و این كار بخشی از امور روزمره آنها شده است. از طرفی با توجه به هزینه بسیار كم ارسال ایمیل و قابلیتهای مانند الصاق تصویر، الصاق ویدئو، لینك به سایتها و منابع، الصاق فایل و ... كه ایمیل در اختیار شما قرار می دهد، آن را به ابزاری كامل و قدرتمند جهت اطلاع رسانی تبدیل نموده است. یكی از بخشهای نرم افزار كارسام بخش ارسال پست الكترونیك (Email) به مشتریان می باشد. با استفاده از این قابلیت شما قادر خواهید بود در هر لحظه برای هریك از مشتریان به صورت انفرادی یا گروهی ایمیل های تبلیغاتی و اطلاع رسانی ارسال نمایید. در این بخش برای سهولت كاربران در ارسال ایمیل امكان تعریف قالب ایمیل (Email Template) در نظر گرفته شده است كه كاربران برای ارسال ایمیل فقط قالب از پیش تعریف شده مورد نظر را كه می تواند شامل یك یا چند فایل الصاقی نیز باشد را انتخاب نموده و سیستم بصورت خودكار پارامترهایی مانند نام مشتری را در متن ایمیل جایگزین می كند. ویرایشگر قدرتمند، امكان الصاق یك یا چند فایل به هر ایمیل، امكان ارسال ایمیل به صورت CC و BCC از دیگر قابلیتهای بخش ارسال ایمیل می باشد. از كاربردهای این قابلیت می توان به اطلاع ایجاد ایمیلهای تبلیغاتی جهت اطلاع رسانی محصولات و خدمات، شرایط ویژه فروش، تبریك و تسلیت مناسبتها و ... اشاره نمود. این نكته قابل ذكر است كه اجازه ارسال ایمیل از طریق مدیر سیستم به كارشناسان فروش داده شده و كاربرانی كه این مجوز به آنها داده نشده است امكان ارسال ایمیل نخواهند داشت. همچنین مدیر سیستم امكان مشاهده وضعیت و لیست ایمیلهای ارسال شده و در حال ارسال را نیز در اختیار خواهد داشت.

گزارشات موجود در نرم افزار كارسام به دو دسته اصلی تقسیم می شوند. دسته اول گزارشات مربوط به كاربر كه این گزارشات شامل كلیه ابزارهای لازم جهت جستجو در اطلاعات مشتریان شامل كلیه اطلاعات ثبت شده مانند تلفنها، فكسها، ایمیلها، تلفنهای همراه، آدرس، فرد مخاطب، اطلاعات مالی و اطلاعات فرعی مانند كاربر ثبت كننده، وضعیت مشتری، تاریخ ثبت و ... می باشد.

دسته دوم گزارشات مربوط به مدیر سیستم می باشد كه جنبه نظارت بر عملكرد كاربران نیز دارد. در این دسته از گزارشات امكان مشاهده كلیه وقایع، رخدادها و یادآوریهای ثبت شده توسط كاربران بر اساس كاربر ثبت كننده، بازه زمانی، نوع رخداد (تماس تلفنی، فكس، ایمیل، ملاقات حضوری و ...)، نوع محصول یا خدمات مورد نظر، تاریخ و تاریخ ثبت، فرد مخاطب، توضیحات و ... برای مدیر سیستم میسر می باشد.

بخش دیگری از گزارشات مربوط به مدیر سیستم گزارشات مربوط به سیستم حسابداری و فاكتورها و بخش دیگری گزارشات مربوط به ایمیلها، فكسها و پیامكهای ارسالی است كه هر یك در خبش مربوطه توضیح داده شده است.

كاربران پس از ورود به سیستم در داشبورد نرم افزار امكان مشاهده وظایف مربوط به خود یا محول شده توسط خود به همراه فیلترهای مختلف جهت دسترسی به اطلاعات وظایف را با واسط گرافیكی بسیار زیبا خواهند داشت.

معمولا در شركتهایی كه فرآیند فروش و بازاریابی بصورت گروهی و توسط تیم فروش انجام می گیرد، دسترسی به اطلاعات مشتریان توسط همه كاربران باعث بروز مشكلاتی خواهد شد. این مشكلات وقتی تعداد مشتریان زیاد و فرآیند فروش نیازمند پیگیری چند مرحله ای كارشناسان فروش و بازاریابی باشد، بیشتر نمود خواهد كرد.

از طرفی تغییرات ناخواسته در اطالاعات ثبت شده از هر مشتری توسط سایر اپراتور ها میتواند باعث از دست رفتن اطلاعات مشتری یا اشتباهاتی از این دست در ارتباطات بعدی با مشتری شود. از دیگر كاربردهای بخش تعیین سطح دسترسی كاربران، اجازه مشاهده اطلاعات یك یا چند مشتری به كاربر و جلوگیری از انجام تغییرات یا حذف برای آن كاربر می باشد.

شما می توانید اجازه مشاهده یك یا چند مشتری یا گروهی از مشتریان را به یك كاربر ارائه نموده ولی از انجام هرگونه تغییرات در اطلاعات و وقایع ثبت شده برای آن مشتری توسط این كاربر خاص جلوگیری نمایید.

كاربرد دیگر بخش تعیین سطوح دسترسی، تعیین دسترسی در سطح عملیات می باشد. شما می توانید اجازه ارسال پیامك، ارسال ایمیل، ارسال فكس، صدور فاكتور، الصاق فایل و ... را برای هر كاربر بصورت مجزا تعریف نمایید و از یك یا چند كاربر اجازه این عملیات را بگیرید.

شاید یكی از دغدغه های اصلی كارشناسان فروش و افراد فعال در بخش فروش و بازاریابی، یادآوری قرارها، تماسها و جلسات حضوری بخصوص در مورد یادآوریها با فاصله زمانی طولانی باشد.

در حقیقت فراموش كردن پیگیری تماسهای انجام شده از طرف مشتریان، فكسها یا ایمیلهای ارسال شده، قرارها و ملاقات هایی كه تنظیم شده و ... یكی از معضلاتی است كه همواره موجب از دست رفتن مشتریان و نارضایتی آنها نسبت به بدقولی شركت طرف قرار می باشد.

در نرم افزار كارسام این قابلیت به صورت ویژه با امكانات كاربردی تعبیه شده است. كاربران می توانند برای هر یك از مشتریان یك یا چند یادآوری با تاریخ و ساعت مورد نظر تنظیم نمایند و مدت زمانی كه قبل از آن زمان نیاز به یادآوری می باشد را به سیستم اعلام می نمایند.

نرم افزار با توجه به پارامترهای تعیین شده یادآوریهای مورد نظر را در هر زمان به كاربر نمایش داده و امكانات جانبی مانند جابجایی یادآوریها، فیلتر بر اساس نوع محصول یا خدمت مرتبط با یادآوری، نمایش مدت زمانی كه از آن یادآوری گذشته است نیز در اختیار كاربر قرار دارد. نمایش خودكار یادآوریها با توجه به زمان تعیین شده، از دیگر قابلیتهای این بخش برای جلوگیری از فراموش كردن یادآوریهای ثبت شده می باشد.

یكی از نیازهای سازمانها، موسسات و شركتها نظارت بر عملیات برقراری تماسهای تلفنی موسسه یا سازمان می باشد. نظارت بر عملكرد اپراتورها، آمار تماسهای انجام شده توسط مشتریان، محاسبه هزینه مكالمات شهری، بین شهری و تلفن همراه و ... از دیگر نیازهای مرتبط بوده كه در مواردی كه تعداد اپراتورها و تماسهای انجام شده زیاد باشد، خود به یك معضل تبدیل خواهد شد.

بخش گزارش گیری از مراكز تلفن پاناسونیك نرم افزار كارسام، این امكان را در اختیار شما قرار می دهد كه با ارتباط باكس سانترال به كامپیوتر، كلیه اطلاعات هر تماس (تماسهای ورودی و تماسهای خروجی) را به صورت مجزا ثبت و انواع گزارشات مورد نیاز را در اختیار شما قرار دهد.

این بخش از طریق ارتباط كامپیوتر و مركز تلفن، پس از خاتمه تماس اطلاعات تماس شامل شماره تلفن، شماره داخلی، شماره خط شهری، تاریخ تماس، ساعت تماس، مدت مكالمه، هزینه مكالمه (در صورت تعریف در مركز تلفن) و كد حساب كاربری را دریافت و ثبت خواهد نمود.

نرم افزار قابلیت ثبت كلیه تماسها، شامل تماسهای رو به بیرون و تماسهای ورودی از طریق DISA، UCD, DI و ... را دارا می باشد. در صورت مجهز بودن مركز تلفن به كارت CallerID، تلفن تماس گیرنده به همراه سایر مشخصات ثبت خواهد شد.

مبادله اطلاعات كاربران با یكدیگر یا پرسش و پاسخهای احتمالی و یا دریافت اطلاعات از سایر كاربران در مورد برخی ممشتریان، كسب تكلیف از مدیر فروش در موارد خاص و ... همگی از مواردی هستند كه نیاز به ارتباط حضوری یا تلفنی بین كاربران را ایجاد می كنند.

ارتباط حضوری به دلایل زیادی از جمله گستردگی موقعیت كاربران و در دسترس نبودن كاربر به وضح راه حل نامناسبی است. ارتباط تلفنی هم با توجه به محدودیتهای احتمالی خطوط تلفن، آزاد نبودن خط و ... نیز در اغلب موارد می تواند راه حل مناسبی نباشد.

راه حل پیشنهادی كارسام امكان گفتگوی نرم افزاری یا چت می باشد. با این قابلیت شما می توانید به كاربر یا كاربران مورد نظر خود پیام را بصورت متنی ارسال نمایید و حتی در صورتیكه كاربر یا كاربران در آن لحظه در حال استفاده از نرم افزار كارسام نباشند (نرم افزار در حال اجرا هست) پس از مراجعه می توانند پیام شما را دیده یا به آن پاسخ دهند.

این قابلیت تاثیر چشم گیری در كاهش زمان مكالمه های حضوری كاربران و اتلاف وقت آنها برای یافتن پاسخ برخی سوالات یا اطلاع رسانی های محدود خواهد داشت.